Das ERP-System: Aufgaben > Funktionen > Vergleiche > Kosten im Überblick

Was ist ein ERP-System?

Ein Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System), oder zu Deutsch die Ressourcenplanung eines Unternehmens, dient der Unterstützung, Bündelung und Steuerung aller notwendigen Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Gemeint sind damit, alle für die Produktion oder Dienstleistung notwendigen Mittel und Güter, ergo: Kapazitäten, Personal, Material, Finanzen.

Video-Zusammenfassung zum ERP-System

Keine Lust zu lesen? In diesem Video finden Sie den Lexikon-Eintrag kompakt zusammengefasst.

Was ist ein integriertes ERP-System?

Ist ein ERP-System integriert, bedeutet dies, dass eine gemeinsame Software für das ganze Unternehmen gebraucht wird.

Ein integriertes ERP-System stellt eine Komplettlösung für das gesamte Unternehmen dar. Alle nötigen Teilsysteme für die einzelnen Unternehmensbereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen sind in einer einzigen Software vereint.

Wozu dient ein ERP-System?

Grundsätzlich dient ein ERP-System der technischen Unterstützung von standardisierten Abläufen in allen Bereichen des Unternehmens.

Aufgaben, wie bspw. die Lohnabrechnung, die per Hand aufwendig errechnet wurden, werden nun von der Software übernommen. Wichtige Daten sind dort bereits hinterlegt und immer auf dem aktuellen Stand. Durch die damit verbundene Zeitersparnis kann Ihre Arbeitszeit effizienter genutzt werden.

Alle Mitarbeiter greifen auf die gleiche Datenbank zu. Die interne Kommunikation wird somit wesentlich erleichtert. Die Informationen sind immer aktuell und müssen nicht vor der Weiterverwendung verifiziert werden. Eine Fehlerminderung bei der Weitergabe der Daten ist gegeben.

Zudem hat ein ERP-System die Aufgabe, schnell Auskunft über wichtige Kennzahlen im Unternehmen zu geben und diese übersichtlich auszuwerten. Diese Daten sind topaktuell, da das System getätigte Transaktionen ad hoc selbstständig mit einbezieht.

Die mit einem ERP-System einhergehende Vereinheitlichung und Strukturierung von Daten und Datensätzen erlaubt eine zentralisierte Steuerung aller Geschäftsprozesse.

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Welche Funktionen und Module sollte ein ERP-System haben?

Ein ERP-System muss in der Lage sein, die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens, durch Funktionsmodule abzubilden und somit unternehmensintern alle Geschäftsbereiche zu unterstützen und deren Daten gesammelt, übersichtlich und einheitlich darzustellen. Daten können ohne großen Aufwand neu angelegt oder geändert werden.

Grundsätzlich lassen sich ERP-Funktionen von der betrieblichen Wertschöpfungskette ableiten:

Aus den Funktionen bzw. Anforderungen lassen sich ebenfalls die wichtigsten Module eines ERP-System ableiten. Selbstverständlich unterscheiden sich die benötigten ERP-Module je nach Branchenausrichtung und Unternehmensgröße, dennoch haben sich die nachfolgenden Softwaremodule generell als Standard herauskristallisiert:

• Warenwirtschaftssystem (Einkauf, Verkauf, Lager, E-Commerce-Anbindung etc.)
• CRM-System (Kundenbeziehungsmanagement)
• Rechnungswesen Software (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung etc.)
• Produktionsplanung (PPS, Plantafel)
• Lohnbuchhaltung (Personalverwaltung)

Welche ERP-Systeme gibt es?

Man unterscheidet ERP-Systeme nach

• den verwendeten Technologien (Datenbanken, Betriebssystem, Programmiersprache)
• ihrer Zielbranche (Dienstleistungs-, Fertigungs-, Logistik- oder Handelsbranche)
• der Anzahl der Nutzer
• dem Funktionsumfang
• der Reichweite (unternehmensintern, unternehmensübergreifend)
• der Richtung der Integration (horizontal: Verknüpfung zwischen den Abteilungen, vertikal: Verknüpfung zwischen den Verarbeitungsebenen)

Welche ERP-System-Anbieter gibt es?

Der ERP-Markt ist für Laien relativ groß und undurchsichtig. Vergleichsweise bekannte ERP-Anbieter sind:

(Für größere Darstellung Bild anklicken.)

Quelle zur Grafik ist das Buch Der ERP – Kompass: ERP-Projekte zum Erfolg führen (mitp Business).

Der Bekanntheitsgrad der ERP-Systeme gibt zwar einen Überblick, ist alleine jedoch zunächst wenig aussagekräftig, wenn es um die Qualität der ERP-Lösungen geht. Am Markt für ERP-Systeme gibt es weit über 300 Anbieter. Gerade kleinere, weniger bekanntere ERP-Hersteller haben oft sehr interessante Lösungen. Wir beraten Sie gerne in unserem kostenfreien ERP-Check.

Was ist ein ERP-System aus der Cloud?

Der große Unterschied zu stationären ERP-Systemen liegt darin, dass das Programm nicht lokal auf dem Rechner installiert ist. Cloud-ERP-Systeme werden über einen Webbrowser wie eine Internetseite aufgerufen.

Durch diese Handhabung werden Kosten eingespart für

• die Installation von neuer Hard- und Software
• die Wartungskosten von Hard- und Software
• den Bereich des IT-Personals
• die Vorkehrungen für Datensicherheit, Back-Ups, etc.

Ein weiterer Vorteil ist der weltweit uneingeschränkte Zugriff auf das Programm durch den Aufruf über das Internet, was außerdem eine mobile Nutzung möglich macht.

Die firmeninternen Daten werden im Rechenzentrum des Anbieters gespeichert. Somit sind alle Kosten für Datensicherheit und Up-Dates auf den Anbieter übertragen, ebenso wie das Risiko für einen Ausfall des Programms.

Sicherheitsbedenken sind jedoch keine Seltenheit, da man nicht mehr selbst für die Datensicherheit verantwortlich ist, sondern diese Aufgabe in „fremde Hände“ übergibt. Grundsätzlich ist jedoch zu sagen, dass bei den Sicherheitszertifizierungen ISO-Standard 27001, Kontrollsystem SAS 70 Type II oder Prüfungsstandard ISAE 3402 sehr gute Sicherheitsstandards herrschen.

Was kostet ein ERP-System?

Aufgrund der einzelnen, individuellen Anforderungen der Unternehmen sind die Kosten IMMER relativ. Um die Kosten zu beurteilen, bedarf es einer genauen Analyse des Unternehmens und seiner Strukturen.

Grundsätzlich kann man drei große Kostengruppen ausfindig machen, die während der Integration eines ERP-Systems entstehen.

• Interne Kosten

Die internen Kosten können durch eine potenzielle Produktivitätssenkung während der Einführung der Software entstehen. Diese wird bedingt durch notwendige Schulungen, die Eingewöhnungszeit der Mitarbeiter und die Ernennung eines ERP-Projekt-Teams (siehe Wie und wo finde ich das passende ERP-System für mein Unternehmen?). Um diese Kosten abzuschätzen erfordert es einer Absprache mit den eigenen Mitarbeitern und dem Anbieter.

• Direkte Kosten

Die direkten Kosten entstehen durch den eigentlichen Erwerb der Software. Die Investitionssumme wird in der Regel von zwei Faktoren bestimmt:

– der User-Anzahl: Je mehr Mitarbeiter die Software nutzen, desto mehr kostenpflichtige Lizenzen sind notwendig

– dem Funktionsumfang: Dabei spielt sowohl die Anzahl als auch die Komplexität der benötigten Module eine entscheidende Rolle

• Externe Kosten

Die externen Kosten treten in Form von Schulungen für die Mitarbeiter, Wartung und Support auf.

Was ist der Unterschied zwischen kaufen, leasen oder mieten von ERP-Systemen?

• Kauf

Beim Kauf muss eine vergleichsweise hohe Anfangsinvestition getätigt werden. Danach jedoch geht das Nutzungsrecht der Software, deren Module sowie die User-Lizenzen in den Besitz des Käufers über. Das bedeutet, die Software kann uneingeschränkt und unbefristet genutzt werden. Vorteil: Module oder Zusatzfunktionen können beliebig später erworben werden. Nach dem Kauf fallen regelmäßige Wartungs- und Servicegebühren an, damit die Software immer auf dem neusten Stand ist.

• Leasing

Häufig fungieren Banken oder spezielle Leasingfirmen als Leasinggeber. Monatlich muss eine feste Summe als Leasingrate gezahlt werden. Nach Ablauf des Leasingvertrags gehen die Nutzungsrechte in den Besitz der Firma über. Vorteil: Die Liquidität des Unternehmens wird geschont. Nachteil: Die Gesamtkosten sind in der Regel höher als beim Kauf.

• Miete

Mietmodelle werden häufig als SaaS-Produkte (Software-as-a-Service) über ein Rechenzentrum angeboten. Es fallen periodische Mietzahlungen an. Die Wartungs-und Servicekosten sind dabei häufig inklusive. Der große Unterschied zum Leasen besteht darin, dass die Software nie in den Besitz des Mieters übergeht. Die Gesamtkosten können auf Dauer wesentlich höher werden als beim Leasen oder Kaufen.

Was sind die Besonderheiten im Vergleich zu anderen IT-Systemen, z.B. CRM-Systemen?

Häufig werden bei kleineren Unternehmen sog. Insellösungen verwendet. Gemeint ist, dass für verschiedene Aufgabenbereiche unterschiedliche Programme innerhalb der Firma genutzt werden. Der Vertrieb gebraucht bspw. ein CRM-System, in dem die Kundendaten gespeichert werden.

Diese Programme verfügen jedoch über keinerlei Datenverbindung zu anderen Softwarelösungen, die im Unternehmen verwendet werden. Datenunterschiede und eine umständliche und fehlerbehaftete Informationsweitergabe sind dabei vorprogrammiert.

ERP-Systeme hingegen sind auf die Geschäftsabläufe und Datenverarbeitung zugeschnitten. Ein ERP-System wird je nach Ihrem individuellen Bedarf mit Teilsystemen, sog. Modulen besetzt.

So können die Mitarbeiter durch den Zugriff auf ein Modul Daten einspeisen, die von anderen Mitarbeitern weiterverwendet werden können. Somit hat jeder Mitarbeiter auf die gleichen, aktuellen Daten Zugriff. Folge ist ein effektiveres und fehlerfreieres Arbeiten.

Für welche Unternehmen ist ein ERP-System geeignet?

Grundsätzlich kann man sagen, dass ERP-Systeme für fast jedes Unternehmen geeignet sind. Es muss jedoch durchdacht werden, wie sinnvoll es ist, ein (neues) ERP-System einzuführen. Unternehmen mit kurzen Informationsketten, bspw. durch eine begrenzte Mitarbeiteranzahl, benötigen in der Regel keine zusätzliche Strukturierung Ihrer Daten.

Außerdem ist die Einführung eines ERP-Systems für kleine Unternehmen risikobehafteter, da vor allem indirekt auftretende Kosten und deren Konsequenzen schwerer abzuschätzen sind.

Wann ist es sinnvoll in ein ERP-System zu investieren?

Das Unternehmen hat in letzter Zeit einen Zuwachs erfahren? Immer häufiger bringen die alt bewährten Methoden der Datenaufnahme, -speicherung, und -verarbeitung Probleme in der Kommunikation der Mitarbeiter mit sich? Kleine Fehler schleichen sich ein und die Zuständigkeit von Aufgaben kann nicht mehr verbal geklärt werden?

Dann ist es Zeit, ernsthaft über die Einführung eines ERP-Systems nachzudenken. Es hilft nicht nur dabei eine gemeinsame Daten-Basis für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, sondern unterstützt grundsätzlich alle Prozesse zwischen den einzelnen Abteilungen.

Zuständigkeiten treten klarer hervor und können ohne große Probleme programmintern zwischen den Mitarbeitern geregelt werden. Durch kürzere Informationswege wird effektiver und produktiver gearbeitet. Zeitaufwendige Kalkulationen und standardisierte Abläufe werden vom Programm übernommen und sparen somit Zeit ein, um sich anderen Aufgaben zu widmen.

Wie und wo finde ich das passende ERP-System für mein Unternehmen?

Um ein passendes ERP-System für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie im Vorfeld klare Vorstellungen haben, was genau Sie suchen. Im Einzelnen:

• Welche Ziele verfolgt das Unternehmen?
• Welche Problemstellungen sollen gelöst werden?
• Welche Verbesserungen werden erwartet?
• Welche bisher unberücksichtigten Potentiale sollen genutzt werden?

Im Zuge dessen sollte ein ERP Kriterien- bzw. Anforderungskatalog (PDF-Vorlage) angelegt werden, der die ERP-Anbieter detailliert über Ihre Bedingungen und System-Anforderugen in Ihrem Unternehmen aufklärt. Dazu gehören: branchenspezifische Anforderungen, unbedingt erforderliche Module, vorherrschende technische Daten im Unternehmen (Betriebssysteme, Datenschnittstellen, etc.) und Altdatenübernahme.

ERP-Kriterienkatalog (Checkliste) hier kostenfrei herunterladen

Zudem sollte Klarheit über das Budget herrschen. Kommunizieren Sie diese Vorstellung präzise dem Anbieter, um Missverständnissen vorzubeugen.

Es sollte ein Team von Mitarbeitern  für den ERP-Auswahlprozess aufgestellt werden. Diese haben eine unterstützende Funktion während der Einführung der Software. Sie leisten Ihre Kollegen Hilfestellung bei Schulungen und der allgemeinen Einführungsphase der ERP-Software. Dieses Team gewährleistet eine optimale Umsetzung der Neuerungen im gesamten Unternehmen.

Wenn Sie diese Angelegenheiten geklärt haben, folgt eine Marktanalyse. Treffen Sie eine Vorauswahl von Anbietern, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Beachten Sie dabei auch Rezensionen und den Gesamteindruck während der Kontaktaufnahmen.

Die wenigen verbleibenden ERP-Anbieter werden zu einer Software-Präsentation eingeladen. Diese werden dann ausgiebig analysiert und gegeneinander abgewogen, ehe eine Entscheidung getroffen wird.

Unsere ERP-Experten beraten Sie gern im kostenlosen ERP-Check.

Wie läuft die Einführung des ERP-Systems im Unternehmen ab?

Die Einführung eines ERP-Systems sollte in der Regel dem nachfolgenden Prozessablauf folgen:

Was sind die häufigsten Hindernisse bei ERP-Projekten?

ERP-Projekte steigen häufig in der Komplexität mit den Anforderungen und der Größe des Unternehmens. Die häufigsten Hindernisse bei ERP-Projekten in einer Übersicht (Bild anklicken für größere Darstellung):

Quelle zur Grafik ist das Buch Der ERP – Kompass: ERP-Projekte zum Erfolg führen (mitp Business).

Die Präsentation zum Überblick rund um ERP-Systeme

Welches ERP-System ist das Beste?

Die Frage, welches ERP-System das Beste ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Jedes Unternehmen hat verschiedene Ansprüche und Anforderungen, zudem hat jeder ERP-Anbieter eine andere Zielgruppe, auf welche das ERP-System ausgerichtet ist, um diese Anforderungen bestmöglich zu erfüllen.

Die Flexibilität und Anpassbarkeit eines ERP-Systems ist also das A und O bei der Auswahl! Die Software muss sich wie eine Schablone auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen auflegen lassen. Ist dies nicht der Fall, haben Sie Lücken in Ihren Datenflüssen, die zu Ineffizienz führen können.

Mit unserem kostenfreien ERP-Check beraten wir Sie gern bei der idealen ERP-Einführung.