In 6 Schritten zum optimalen Warenwirtschaftssystem

In 6 Schritten zum optimalen Warenwirtschaftssystem

Der Umstieg auf ein neues Warenwirtschaftssystem oder der Entschluss, erstmalig mit einer ERP-Software zu arbeiten, ist eine richtungsweisende Entscheidung, denn der Einsatz des Systems kann für Ihr Unternehmen zum entscheidenden Erfolgsfaktor werden.

Die grundlegenden Softwareaufgaben umfassen die Steuerung des Warenflusses, die Erfassung und Bereitstellung von waren- und kundenbezogenen Daten, die Rechnungslegung, die Inventur und Statistiken zur Auswertung Ihrer Kennzahlen.

Im Verlauf Ihrer Suche wird Ihr unternehmerischer Weitblick gefragt sein: Die Anforderungen an das System ändern sich mindestens genauso schnell, wie die Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist. Nehmen Sie sich daher genug Zeit für den Entscheidungsprozess.

Mit der Ausführung dieser sechs Schritte finden Sie Ihr neues Warenwirtschaftssystem:

1.   Recherche – Welche Anbieter kommen in Frage?

Sondieren Sie zuerst systematisch den Markt und holen Sie genug Informationen über die verschiedenen Anbieter ein. Machen Sie sich Ihre Ansprüche bewusst und wie viel Sie bereit sind zu investieren (monetär und zeitlich). Überprüfen Sie das angebotene Leistungsspektrum und legen Sie Ihren Schwerpunkt nicht nur auf Funktionen, sondern vor allem auf die Prozesse, die Sie in Ihrem Unternehmen abbilden müssen.

Machen Sie sich außerdem Gedanken über die Ziele, die Sie mit dem neuen Warenwirtschaftssystem erreichen möchten und ob dafür eine Individual-, Branchen- oder kaufmännische Standardsoftware in Frage kommt.

2.   Planung – Was benötigen Sie?

Ermitteln Sie anschließend Ihren künftigen Bedarf und erstellen Sie anhand dessen ein Lastenheft. Auch hier sollte Ihr Blick möglichst weit in die Zukunft gehen: Kann die Software mit Ihrem Unternehmen flexibel wachsen z.B. durch Modulerweiterung (CRM, RMA etc.)?

Müssen später benötigte Funktionen und Module extra programmiert oder von einem anderen Hersteller integriert werden, leidet Ihre Performance darunter und es wird teuer.

Ist die Warenwirtschaft mit den aktuellen Betriebssystemen kompatibel und wird regelmäßig gepflegt? Die Antworten auf diese beiden Fragen geben Ihnen deutlich mehr Planungssicherheit. Behalten Sie auch die internen, externen und direkten Kosten im Blick.

3.   Wichtige Bestandteile – Welche Module sind wichtig?

Die wichtigsten Aufgabenbereiche einer Warenwirtschaft sind Einkauf, Verkauf, Wareneingang, Warenausgang und Lager. Bei der Umstellung auf ein neues System sollten zudem die Installation und falls notwendig die Datenübernahme aus dem Alt-System einfach durchzuführen sein. Eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche sollte ebenfalls zum Standard gehören.

Achten Sie zudem auf verschiedene Statistiken und Berichtsmöglichkeiten, um einen schnellen und permanenten Überblick über die wichtigsten Unternehmenskennzahlen zu haben.

Versuchen Sie zudem die zukünftigen Unternehmensaufgaben zu antizipieren und den Bedarf mit Zusatzmodulen des ERP-Anbieters abzudecken.

4.   Technologische Grundlagen – Welche Kriterien haben Priorität?

Beachten Sie zudem die technologischen Grundlagen: Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit und Datensynchronisation in Echtzeit sollte das neue System erfüllen.

Hier lautet das Motto „Probieren geht über Studieren“: Fordern Sie beim Softwarehersteller eine Testversion an und prüfen Sie die Software umfassend. Besprechen Sie gemeinsam mit dem Systempartner möglicherweise auch fehlende Funktionalitäten und ob bzw. wie diese dennoch umgesetzt werden können.

5.   Prüfung des Dienstleisters – Partnerschaftliche Zusammenarbeit?

In der Regel werden Sie mit einer kaufmännischen Standardsoftware nicht direkt vom Hersteller betreut, sondern von Systemhäusern (Dienstleister) vor Ort.

Diese Art der Software-Distribution hat sich bewährt und hat für alle Beteiligten Vorteile, vorausgesetzt Sie haben den richtigen IT-Dienstleister – prüfen Sie u. a. die Referenzen bzw. die Affinität zu Ihrer Branche.

6.   Support – Servicevereinbarung prüfen!

Last but not least auf Ihrer Liste: Der Support. Um hohe Folgekosten zu vermeiden stellen Sie sicher, dass Produktaktualisierungen und Anpassungen Teil der Servicevereinbarung sind. Das Support-Paket muss Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entsprechen.

Wenn Sie alle genannten Punkte erfolgreich abgearbeitet haben, kann der finale Produktivstart-Termin festgelegt werden. In der Regel werden im Echtbetrieb weitere Optimierungsmöglichkeiten sichtbar, die Sie zusammen mit Ihrem IT-Dienstleister auf Umsetzbarkeit prüfen sollten.

Ob Sie sich für das richtige Warenwirtschaftssystem entschieden haben, sollten Sie u. a. daran feststellen, ob die Unternehmensprozesse und Bearbeitungsabläufe nun deutlich schlanker, schneller und transparenter sind.

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