Wieso sich die Integration des Rechnungswesens in das ERP-System lohnt

ERP-Systeme sollen grundsätzlich die Warenwirtschaft von Unternehmen abbilden – eigentlich. Heute können viele ERP-Systeme allerdings schon wesentlich mehr: Durch entsprechende Module lässt sich etwa auch das Rechnungswesen inklusive Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung direkt in der Software abbilden. Welche Vorteile das hat und worauf Sie achten sollten, erfahren Business-Entscheider im Beitrag.

Genau genommen stellt jeder Wechsel zwischen Systemen im Unternehmen einen Risikofaktor dar. Wo Daten mehrfach eingegeben oder übertragen werden, entsteht die Gefahr von Zahlendrehern, die wichtige Ergebnisse massiv verfälschen können – gerade in der Buchhaltung kann das schnell zu Problemen führen.

Auch für kleine und mittlere Unternehmen kann es daher bereits sinnvoll sein, das Rechnungswesen direkt ins ERP-System zu integrieren. Dafür stellen viele Anbieter zubuchbare Module zur Verfügung, mit denen neben der Warenwirtschaft auch die Zahlungsströme eines Unternehmens einwandfrei abgebildet werden.

Weniger Aufwand durch Verknüpfung

Der große Vorteil dabei: Viele Informationen, die über das Warenwirtschaftssystem eingespeist werden, sind auch für die Buchhaltung essenziell. Durch die Integration ins ERP-System können wichtige Daten direkt in die Buchhaltung übernommen werden.

Ein griffiges Beispiel ist hier die Bearbeitung von Ein- und Verkäufen: Mit der Warenbewegung gehen in der Regel auch Zahlungsströme einher. Wichtig für die Buchhaltung ist zunächst, dass diese auch korrekt zugeordnet werden.

Ist das Rechnungswesen nun mit dem ERP-System verknüpft, können die Daten zu Artikeln, Kunden oder Lieferanten voll automatisiert bezogen werden. Nach erfolgreicher Zuordnung können etwa Ein- oder Ausgangsrechnungen dann automatisch den korrekten Konten zugeordnet und verbucht werden.

Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, hat darüber hinaus die Möglichkeit, auch Überweisungen via e-Banking mit dem ERP-System zu verknüpfen. Auch hier können Zeit und Kosten gespart werden, da etwa eine doppelte Erfassung durch Abtippen von Zahlungsscheinen entfällt.

Hierfür setzt sich allmählich – statt dem klassischen PDF – das noch recht neue e-Rechnungs-Format ZUGFeRD durch, das den elektronischen Datenaustausch schneller und einfacher gestalten soll. Kurz gesagt hat das Format den Vorteil, dass alle relevanten Rechnungsdaten als XML-Datei in das Rechnungs-PDF eingebunden werden. So kann die Rechnung vollständig maschinell ausgewertet werden – und ein Abtippen der Daten von Hand entfällt.

Vorsicht bei der Software-Wahl

So verlockend es auch klingen mag, den Arbeitsalltag durch ein zusätzliches Buchhaltungsmodul im ERP-System zu vereinfachen, sollten Interessenten vor der Einführung zunächst genau überprüfen, ob die angedachte Software auch allen aktuellen Sicherheitsstandards entspricht – denn diese sollten stets ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl sein.

Für mehr Sicherheit für die Anwender sorgen hier beispielsweise Finanzbuchhaltung-Zertifikate für Softwareprodukte, die durch qualifizierte Wirtschaftsprüfer ausgestellt werden. Diese bestätigen etwa, dass Sie mit der Software nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und zudem konform zu den Grundsätzen zum Datenzugriff sowie zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) arbeiten können.