Die durchschnittliche Einsatzzeit von ERP-Systemen in Unternehmen liegt bei 10 bis 15 Jahren. Die Neu-Einführung gleicht somit dem Blick in die Glaskugel, denn niemand kann (genau) vorhersagen, vor welchen Anforderungen und Herausforderungen das Unternehmen in 10 Jahren stehen wird. Umso wichtiger ist die strategische Planung dieser Projekte.
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Das Wichtigste passiert VOR dem Projekt
Viele glauben, dass es mit der Erstellung eines Lastenheftes getan ist. Wobei selbst diese Aufgabe bereits eine große Hürde für ein kleines Unternehmen sein kann – oft fehlen hier einfach die Kompetenzen und Kapazitäten in den kleinen IT-Abteilungen – ist es noch nicht mal die Hälfte des zurückzulegenden Weges zum erfolgreichen ERP-Projekt.
In der Planung müssen die folgenden Aufgaben Berücksichtigung finden:
- Koordination der Beteiligten
- Erstellung des Lastenheftes
- Definition der Schnittstellen
- Auswahl der ERP-Software
- Implementierung
- Schulungen
- Optimierung der vorhandenen Organisationsstruktur(!)
Der letzte Punkt ist elementar, wird aber meist vernachlässigt in der Planungsphase bei ERP-Projekten. Dabei gehört er „eigentlich“ ganz an den Anfang der Planung, denn an dieser Stelle wird eruiert, was überhaupt das Ziel des ERP-Projekts ist.
Das Ziel ist nicht das neue ERP-System, sondern die grundlegende Optimierung von Unternehmensprozessen. Das können folgende Zielformulierungen sein:
- Verkürzung der Durchlauf- und Lieferzeiten
- Reduzierung der Prozesskosten
- Höhere Fertigungs- und Produktqualität
- Verbesserung der Liefertreue
- Mehr Transparenz (Unternehmenskennzahlen)
- Optimierte Ressourcenplanung und -steuerung
Erst wenn diese Ziele klar herausgearbeitet und formuliert sind, kann es an die Erstellung eines vollständigen Lastenheftes gehen. Unser ERP Kriterien- bzw. Anforderungskatalog (PDF-Vorlage) hilft bei einer ersten Orientierung.
Nur auf diesem Weg kann ein belastbarer Vertrag erarbeitet, Leitplanken gesetzt und negative Überraschungen in Bezug auf Zeit, Qualität und Budget des Projekts vermieden werden.
Die richtigen Fragen führen zum Ziel
ERP-Anbieter müssen mit den richtigen Fragen konfrontiert werden. Ansonsten läuft man Gefahr, dass in einer Präsentation zwar Bedienung und Gefühl des ERP-Systems vermittelt werden, allerdings dabei die Reflexion der eigenen Geschäftsabläufe auf der Strecke bleibt.
Ein wichtiger Baustein ist hier z. B. das Aufzeigen eines echten Artikeldurchlaufs, der auf den Stamm- und Bewegungsdaten des ausschreibenden Unternehmens aufbaut. Kurzum: Es muss eine individuelle auf den Kunden bezogene Präsentation dabei herauskommen und keine einstudierte Demoveranstaltung. Nur so wird einer späteren Überfrachtung des ERP-Systems vorgebeugt.
Es braucht einen erfahrenen Projektkoordinator
Wird die oben beschriebene Planungsphase übersprungen oder nicht ausreichend abgearbeitet, sind die Entscheider im Unternehmen meist im Blindflug unterwegs. In der Folge haben ERP-Anbieter leichtes Spiel und wecken oft die Phantasie der Auftraggeber ohne unangenehme Rückfragen, wenn es um neue Module, Funktionalitäten, Schnittstellen und damit vermeintlich einhergehende „neue Chancen“ geht.
Gehen Sie bei der Ablösung Ihres ERP-Systems professionell und strukturiert vor. Unsere Softwareberater helfen Ihnen gerne mit einem ersten kostenfreien ERP-Check.
Das ist im Prinzip auch unsere Erfahrung. Seit 20 Jahren betreuen wir KMU bei der ERP-Implementierung. Oft kann man aus den vorhandenen ERP-Lösungen bereits viele Erkenntnisse hinsichtlich der Optimierung von Unternehmens- bzw. Prozessabläufen erhalten, allerdings analysieren ERP-Anbieter nur selten das Alt-System – hier braucht es erfahrene externe Berater.