Lastenheft für ERP-Projekte

Im Lastenheft werden die Anforderungen an ein ERP-System beschrieben.

Das ERP-Lastenheft dient im (mehrstufigen) Auswahlprozess als funktionale Grundlage, um den am besten geeigneten ERP-Anbieter zu finden und gehört somit zum Fundament der ERP-Einführung.

Eine häufig verwendete Form sind Kataloge mit mehreren Hundert Fragen. Die angefragten ERP-Anbieter sollen hier Stellung zu jeder Einzelanforderung mit „Ja“ oder „Nein“, Bemerkungen und geschätzten Kosten im Falle einer nötigen Anpassung nehmen.

Diese Fragenkataloge alleine sind jedoch für beide Parteien meist nicht zielführend. Konkret wird kritisiert, dass die ERP-Lastenhefte überdimensionierte Anforderungen abfragen, die letztlich kaum relevant für den Kunden und dessen Unternehmensprozesse sind.

Daher gelten schlank gehaltene Beschreibungen der Prozessabläufe als praxisgerechtere Form für ERP-Lastenhefte. Dabei werden von jeder Abteilung ergebnisoffene Anforderungen formuliert, die das Geschäftsmodell des Kunden beschreiben, aber eben offen für Optimierungen durch das neue ERP-System sind.

Gute Inspirationsquellen für diese Anforderungen sind fehlende Funktionen im alten ERP-System, die zukünftigen Pläne und Strategien des Unternehmens und nötige Berichte und Auswertungen. Erst wenn diese Punkte notiert und mit dem ERP-Anbieter bzw. dem ERP-Berater besprochen wurden, kann ein kompaktes Lastenheft bzw. Kriterienkatalog (PDF-Datei) als Orientierung dienen.

Die konkrete technische Lösung ist nicht Teil des Lastenheftes, sondern Inhalt des Pflichtenheftes, das auf dem Lastenheft basiert.

Unterscheidung Pflichtenheft / Lastenheft

Lastenheft und Pflichtenheft sind fester Bestandteil jeder ERP-Einführung. Obwohl es sich um zwei unterschiedliche Dokumente handelt, werden die Begriffe oft synonym verwendet – und das führt zu Missverständnissen oder Verwechslungen.

Kurzum: Das Lastenheft beschreibt die gesamte Funktionalität, die eine Software erfüllen soll, und dient als Grundlage für die Einholung von Angeboten. Das Pflichtenheft stellt die Softwarelösung des Anbieters dar und beschreibt, wie die im Lastenheft gewünschten Funktionen umgesetzt werden.

Ablaufprozess bei ERP-Projekten

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