Die sieben Hürden bei der Einführung eines neuen ERP-Systems

Die Einführung einer ERP-Software im Unternehmen ist vergleichbar mit einem Hürdenlauf. Nachdem man einen Abschnitt geschafft hat, stellt sich eine neue Hürde in den Weg, die erfolgreich überwunden werden muss. In dieser Situation ist es hilfreich, wenn man die Strecke kennt und sich auf Hürden vorbereiten kann.

Wir zeigen Ihnen die sieben häufigsten Hindernisse, die während einer ERP-Einführung auf Sie zukommen und wie Sie diese vermeiden können.

Hürde 1: Unklare Zuständigkeiten

In jedem Unternehmen herrscht eine andere Mentalität und Hierarchien sind stets unterschiedlich stark ausgeprägt. Egal wo Sie sich mit Ihrer Firma einordnen, die Devise lautet immer: Schaffen Sie klare Zuständigkeiten! Nichts ist schlimmer, als vor einer Entscheidung zu stehen und nicht zu wissen, wer diese zu treffen hat.

Daher sollte direkt zu Beginn eine Projektleitung bestimmt werden. Verteilen Sie die Last bzw. den Erfolgsdruck auf mehreren Schultern. Wählen Sie daher ein bunt gemischtes Projektteam aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen (z. b. Auftragsbearbeitung, Support, Vertrieb, Marketing etc.) und IT-Spezialisten, die das Vorhaben vorantreiben und unterstützen.

Hürde 2: Ziele sind nicht konkret

Wie gern Sie auch direkt loslegen wollen, halten Sie einen Moment inne. Denn: Wie soll man etwas finden, wenn man nicht genau weiß was man sucht? Überlegen Sie gemeinsam im Team: Was genau soll mit dem ERP-System erreicht werden?

• Transparenz innerhalb des Unternehmens
• Übersichtlichkeit in den Daten
• schnellere Prozessabläufe
• besser Verknüpfung der einzelnen Abteilungen

Hürde 3: Veränderte Strukturen

ERP-Projekte sind eine Chance eingeschliffene Unternehmensabläufe auf den Prüfstand zu stellen. Aber: Strukturelle oder organisatorische Neuausrichtungen im Unternehmen sollten unbedingt vor dem Projektstart durchgeführt und stabilisiert werden.

Zu starke Veränderungen während der ERP-Einführung führen oft zu unnötigen Verzögerungen und machen das Projekt teurer. Und im schlimmsten Fall passt das bereits angepasste System nicht mehr zu den Strukturen und der Ausrichtung des Unternehmens.

Hürde 4: Kompetenzmangel

Eine ERP-Implementierung alleine durchzuführen trauen sich die allerwenigsten Anwender zu. Doch wie erkennen Sie neben der passenden ERP-Software auch den richtigen, kompetenten ERP-Berater? Ein wichtiger Indikator für einen kompetenten ERP-Partner sind Referenzkunden aus Ihrer Branche. Achten Sie zudem darauf wie lange das Systemhaus bereits am Markt ist und welche Unterstützung angeboten wird, z. B.:

• Webinare
• Seminare und Präsenzschulungen
• Schulungsmaterial für ein Selbststudium
• Remote-Support (Fernwartung)
• Roadshows
• individuelle Workshops

Hürde 5: Unzureichende Transparenz

ERP-Projekte sind Vertrauenssache. Kommunizieren Sie Ihr Vorhaben, Ihre aktuellen Schritte und Ziele. Binden Sie die Mitarbeiter in die Gestaltung ein, d. h. fragen Sie gezielt nach Meinungen, Feedback und Vorschlägen. Wo hapert es und wo läuft alles glatt? Fehlt innerhalb des Unternehmens die Transparenz zum ERP-Projekt, ist das leider der beste Nährboden für Gemunkel, Gerüchte und Demotivation.

Hürde 6: ERP-Einführung kommt zu früh

Die Wahrscheinlichkeit, dass die Einführung des ERP-Systems scheitert, ist besonders hoch wenn die Software zu früh eingeführt wird. Dies ist häufig der Fall, wenn selbst auferlegte Deadlines erfüllt werden sollen, obwohl der Stand der Dinge dies nicht hergibt.

Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit Sie bereit sind für die Einführung:

1. Die Funktionen des neuen Systems sollten ausreichend getestet und verstanden sein.
2. Die Altdatenübernahme muss lückenlos stattgefunden haben.
3. Die Key User sollten eine tiefgreifende Schulung erhalten haben

Hürde 7: Anpassen statt Angepasst

Mit der Einführung des ERP-Systems ist es noch nicht getan. Nach den ersten Praxis­er­fah­rungen im Echtbe­trieb werden meist weitere Optimie­rungs­möglichkeiten sichtbar und umgesetzt. Die Betreuung durch den Software­partner gestattet eine fortlau­fende Verein­fa­chung und Weiter­ent­wick­lung des Systems.

Grundsätzlich gilt: die Software muss sich ans Unternehmen anpassen, nicht andersherum. Ein ERP-System muss sich im Endstadium wie eine Schablone auf die Prozesse des Unternehmens legen lassen. Erst dann ist das ERP-Projekt erfolgreich und effizientes Arbeiten möglich.

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