Mit dieser Checkliste zum optimalen ERP-System

Sie wollen ein neues ERP-System in Ihrem Unternehmen einführen? Eine wichtige Entscheidung – jedoch nur die erste von vielen, die Sie im Laufe der ERP-Auswahl treffen müssen. Wir geben Ihnen eine kurze Checkliste an die Hand, mit der kleinen und mittleren Unternehmen die Wahl des neuen ERP-Systems sicher gelingt.

Wenn es um die Wahl des richtigen ERP-Systems für Ihr Unternehmen geht, gibt es zunächst einiges zu berücksichtigen: Je nachdem, welche Ziele Sie mit der Einführung verfolgen möchten, gibt es eine bunte Mischung an Funktionen, Ausrichtungen und technischen Gegebenheiten, aus denen Sie wählen können.

Vielleicht mag es zunächst nach einer regelrechten Mammutaufgabe aussehen, aus all den verschiedenen ERP-Systemen am Markt genau das Richtige für Sie zu finden, doch mit einer durchdachten Herangehensweise klappt es ganz einfach. Zur Orientierung finden Sie in diesem Beitrag einige einfache Schritte, die Ihnen bei der Auswahl helfen:

1. Schritt: Bedarfsanalyse durchführen

Noch bevor Sie sich in den eigentlichen Auswahl-Prozess stürzen, sollten Sie zunächst eine Bedarfsanalyse im Unternehmen durchführen. Die wichtigste Frage hierbei: Wie sieht der Ist-Zustand aus? Definieren Sie zuerst, an welchen Stellen derzeit dringend Handlungsbedarf besteht.

So ergibt sich automatisch, welche Ziele mit der Einführung eines ERP erreicht werden sollen. Diese können von der reinen Kostensenkung über die Prozessverbesserung bis hin zur Steigerung der Innovationsfähigkeit Ihrer Organisation führen.

Schließlich sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, welche Geschäftsbereiche am meisten von der ERP-Einführung profitieren können bzw. sollen. Ob Rechnungswesen, Customer-Relationship-Management oder Warenwirtschaft – diese Überlegung gibt Ihnen vor, welche Module bei der Auswahl besonders hohen Stellenwert haben sollten.

2. Schritt: Vorauswahl des ERP-Systems durch K.O.-Kriterien

Sind die groben Rahmenbedingungen festgelegt, gilt es, aus dem regelrechten Meer an ERP-Systemen eine erste Vorauswahl zu treffen: Welche Produkte kommen gemäß den wichtigsten Selektionskriterien überhaupt in Frage? Nach diesen fünf Merkmalen können Sie beispielsweise gut vorgehen:

• Funktionale Anforderungen: Welche Funktionen braucht das System? (Absatzplanung, Preisermittlung, Prinzip der Lagerhaltung)
• Technische Anforderungen: Welche technischen Gegebenheiten müssen erfüllt werden? (Schnittstellen, Datenbank-Anbindung, Kompatibilität mit Betriebssystemen)
• Anforderungen an den Anbieter (Kenntnisse zur Branche, Serviceangebot, bisherige Referenzen)
• Flexibilität: Kann ich das System an zukünftige Anforderungen anpassen?
• Preis-Leistungsverhältnis und Finanzierung (Kauf, Miete, Leasing)

Gerade zu Beginn des Projektes ist es nicht ganz einfach, eine vollständige Übersicht darüber zu erlangen, wo die Hauptanforderungen Ihres Unternehmens liegen. Zur Orientierung möchten wir Ihnen daher einen Kriterien-Katalog an die Hand geben, mit dem Sie die wichtigsten Kriterien für die ERP-Auswahl auf einen Blick finden. So gelingt die Vorauswahl einfach, schnell und sicher.

ERP-Kriterienkatalog (Checkliste) hier kostenfrei herunterladen

3. Schritt: Feinauswahl treffen

Nach der Vorauswahl sollten erfahrungsgemäß nur noch etwa drei bis fünf Anbieter übrig sein, die für Ihre Anforderungen in Frage kommen und von denen Sie ein erstes Angebot einholen können.

Um mehr Informationen zu Investitions- bzw. Betriebskosten und genauem Funktionsumfang zu erhalten, nutzen Sie im Idealfall Testinstallationen, Präsentationen oder individuelle Workshops der Anbieter. So haben Sie die Möglichkeit, Software und Anbieter gleichermaßen schon vorab genau kennenzulernen.

4. Schritt: Finale Auswahl des ERP-Systems

Haben Sie sich schließlich für einen ERP-Anbieter entschieden, dessen Lösung all Ihren Anforderungen standhalten kann, sollten Sie schließlich noch den genauen Funktionsumfang festlegen.

Hierzu empfiehlt es sich, ein Lastenheft zu erstellen, das alle gewünschten Funktionen und Anforderungen an den Anbieter genauestens festhält. Dieses dient Ihnen als Basis für die finalen Vertragsverhandlungen.

Unkompliziert zum neuen ERP-System

Die Auswahl des ERP-Systems mag am Anfang kompliziert erscheinen, ist aber mit den richtigen Werkzeugen und einer professionellen Beratung einfach zu bewältigen. Unsere kostenlose Checkliste ist die ideale Ausgangsbasis, um den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden.

Wir haben Ihnen den Artikel kompakt in diesem Video zusammengefasst: