Rücksendeverwaltung (RMA-Modul)

Das RMA-Modul bildet in der Warenwirtschaft die zentrale Sammelstelle für die Abwicklung von Rücksendungen und Garantien ab. Das Zusatzmodul wird benötigt, wenn Waren falsch geliefert, falsch bestellt oder bereits defekt geliefert wurden.

Zweck eines RMA-Moduls: Untersuchungspflicht nach § 377 HGB

Laut § 377 des Handelsgesetzbuchs muss der Käufer unmittelbar nach Lieferung der Waren eine Überprüfung durchführen. Da aber nicht jeder seine Rechte bei der Warenannahme kennt, möchten wir an dieser Stelle aufklären.

Im B2B-Geschäft existieren andere Rechte und Pflichten als im B2C-Bereich. Wenn ein Verbraucher etwas bestellt, muss er die Lieferung nicht direkt einer detaillierten Überprüfung unterziehen. Das Recht auf Anspruch verliert er bei falsch gelieferter Ware oder Transportschäden nicht.

Ein Online-Händler hat bei einem Handelsgeschäft nicht so viel Zeit: Der Käufer muss die Ware unverzüglich untersuchen und dem Verkäufer bei etwaigen Mängeln eine Anzeige machen. Wenn der Käufer die Anzeige unterlässt, gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, es handelt sich um einen Mangel, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war. Zeigt sich später so ein Mangel, muss die Anzeige postwendend nach der Entdeckung gemacht werden. Andererseits gilt die Ware als genehmigt.

Möglichkeiten bei mangelhafter Ware

Sollte dem Käufer bei der Warenannahme durch eine sofortige und umfassende Eingangsprüfung mangelhafte Ware auffallen, hat er folgende Optionen:

  1. Annahme der gesamten Lieferung unter Vorbehalt: So sichert er sich die Gewährleistungsrechte.
  2. Annahmeverweigerung der gesamten Lieferung: Besteht die Gefahr, dass ein Großteil der Waren die festgestellten Mängel aufweist, kann der Käufer die Annahme der gesamten Lieferung verweigern. Diese sollte berücksichtigt werden, wenn eine Sortierung z.B. aufgrund zu hoher Warenmenge nicht möglich ist.
  3. Annahmeverweigerung der mangelhaften Waren: Besteht eine realistische Sortierungsmöglichkeit, sollte nur die Annahme der nachweislich mangelhaften Waren verweigert werden.

 

Transportschäden stellen eine Besonderheit dar

Bei Transportschäden gilt zunächst der gleiche Grundsatz: Unternehmer müssen die bestellte Ware umgehend kontrollieren und umgehende Schäden sofort melden. Tun sie dies nicht, gilt die Ware als genehmigt. Laut § 447 des Bürgerlichen Gesetzbuchs geht das Transportrisiko auf den Käufer über, sobald der Verkäufer die Ware den zur Ausführung der Versendung bestimmten Personen ausgeliefert hat.

Das bedeutet, es kann kein Ersatz vom Verkäufer verlangt werden, wenn die bestellte Ware auf dem Transportweg Schaden nimmt. Ist nicht klar wo der Schaden entstanden ist, sollte eine Schadensmeldung zur rechtlichen Absicherung stattfinden, die im Nachhinein geklärt wird.

Fazit

Der Kontrollpflicht bei der Warenannahme sollte jeder Unternehmer zwingend nachgehen, weil für ihn, im Gegensatz zum Verbraucher, ganz andere Rechte bei einem Handelsgeschäft gelten. Außerdem geht mit der großen Warenmenge ein hoher Warenwert einher. Durch eine unverzügliche Kontrolle verhindert man eine finanzielle Schädigung.

Wenn Sie als Verkäufer die Waren dann strukturiert zurückführen und alle Stationen der zurückgesandten Artikel dokumentieren, sowie Rücksendegründe und Vorgehen vermerken möchten, sollten Sie das RMA-Modul für Ihre Warenwirtschaft nutzen. Es ermöglicht darüber hinaus Auswertungen über die Anzahl, Häufigkeit und Gründe von Rücklieferungen.

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