Wie die richtige ERP-Software DSGVO-konformes Arbeiten ermöglicht

Datenschutz ist seit dem 25. Mai 2018 ein noch sensibleres Thema in den Unternehmen geworden. An diesem Tag trat die EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) in Kraft, die bei Verstößen mit hohen Geldstrafen droht. Da stellt sich die Frage: Wie kann DSGVO-konformes Arbeiten im Unternehmen gewährleistet werden? Moderne ERP-Softwares unterstützen Sie zuverlässig bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

EU-Datenschutzgrundverordnung – Was ist das?

Die EU-Datenschutzverordnung gilt europaweit und vereinheitlicht innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten die Bestimmungen zum Datenschutz. Das Ziel der Regelungen ist ein einheitlicher Rechtrahmen, wenn es darum geht, personenbezogene Daten zu speichern und weiterzuverarbeiten.

Warum es für Sie wichtig ist, sich mit der DSGVO auseinander zu setzen? Weil es sonst sehr teuer werden kann. Unternehmen, die sich nicht an die Bestimmungen halten, riskieren sehr hohe Bußgelder.

Warum ist die DSGVO für die Nutzung von ERP-Systemen relevant?

Die DSGVO ist für das Arbeiten mit einem ERP-System bzw. Warenwirtschaftssystem von großer Bedeutung. In einem ERP-System werden die verschiedensten Daten von Kunden, Zulieferern, Mitarbeitern und Partnern verarbeitet, um die Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Nur so lassen sich viele Arbeitsschritte automatisieren.

Mit welchen Daten arbeitet das ERP-System?

Ein ERP-System kann i. d. R. auf eine große Datenbasis im Unternehmen zugreifen und die Daten für unterschiedliche Zwecke aufbereiten. Das ERP versorgt alle Bereiche eines Unternehmens mit den Daten, die benötigt werden. Ob Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung oder Produktion – mit Daten können Prozesse in jedem Bereich zuverlässig automatisiert werden.

Die DSGVO betrifft die personenbezogenen Daten, die Sie im ERP-System speichern. Das sind:

• Stammdaten Ihrer Kunden
• Stammdaten Ihrer Lieferanten
• Stammdaten von Interessenten

Die Rechte Ihrer Kunden im Überblick:

Ihre Kunden haben verschiedene Rechte, die Sie stets beachten müssen:

• Recht auf Transparenz: Die Kunden müssen präzise und leicht verständlich über die Datennutzung informiert werden.
• Recht auf Information: Teilen Sie Ihren Kunden mit, sobald Sie Daten erheben.
• Recht auf Auskunft: Fragen zur Datennutzung müssen beantwortet werden.
• Recht auf Löschung: Ihre Kunden können die Löschung von Daten, die nicht mehr benötigt werden, verlangen.
• Recht auf Widerspruch: Der Datennutzung kann jederzeit widersprochen werden.

Wie können Unternehmen mit einem ERP-System datenschutzkonform arbeiten?

Achten Sie bei der Anschaffung der ERP-Software darauf, wie das ERP Sie bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen unterstützen kann. Eine moderne Software sollte spezielle Felder und Einstellungen bieten, die den Datenschutz gewährleisten. So bieten Ihnen professionelle Anbieter eine entsprechende Erweiterung ihrer ERP-Software für den Datenschutz.

Datenschutz: Was sollte eine professionelle ERP-Software bieten?

• Datenschutzrelevante Felder: Es sollte festgelegt werden können, welche Daten relevant für den Datenschutz sind.
• Auskunft: Sie sollte die Auskunft über gespeicherte Daten erleichtern, wenn Kunden von Ihrem Auskunftsrecht Gebrauch machen wollen. Ideal ist ein Formular für die Datenschutzauskunft.
• Anonymisierung: Sie sollte Daten von Kunden, Lieferanten und Interessenten anonymisieren können.
• Vorschlagswerte: Ein Plus ist, wenn die Software Datenschutzeinstellungen anbietet, die sich importieren lassen. Diese Vorschlagswerte müssen dann nur noch geprüft und angepasst werden.

Wie werden personenbezogene Daten in einem ERP-System datenschutzkonform gespeichert?

Wenn Sie die Daten einer neuen natürlichen Person ins ERP-System eintragen, bietet eine professionelle Software weitere Eingabemöglichkeiten an. Mit diesen wird der Datenschutz sichergestellt.

Auf einen Blick: alle relevanten Eingabefelder für den Datenschutz

• Datum der Datenerhebung: Zu welchem Zeitpunkt wurden die Daten ermittelt? Die Software sollte dieses Feld automatisch ausfüllen, aber eine manuelle Änderung zulassen.
• Benachrichtigung: Zudem muss der genaue Zeitpunkt festgehalten werden, an dem Kunden über die Speicherung der Daten informiert worden sind. Auch dieses Feld wird standardmäßig automatisch ausgefüllt.
• Datenherkunft: In einem Feld muss die Herkunft der Daten eingetragen werden.
• Widerspruch bezüglich Direktwerbung: Wenn Kunden keine Werbung erhalten wollen, sollte das in einem zusätzlichen Feld eingetragen werden können. So lassen sich bei Marketingaktionen alle diese Personen ausschließen.
• Notizen: In einem freien Eingabefeld sollten noch zusätzliche Notizen hinterlegt werden können.

Auskunftsrecht der Kunden: Wie hilft das ERP-System eine Auskunft zu erteilen?

Eine Kundin oder ein Kunde fragt nach, welche personenbezogenen Daten Ihr Unternehmen über sie gespeichert hat? Dank der zusätzlichen Eingabefelder zum Datenschutz können Sie die Daten schnell abrufen. Ein professionelles ERP spielt Ihnen eine Datei aus, die alle relevanten Informationen beinhaltet. Diese müssen Sie nur noch weiterreichen.

Anonymisierung: So geben Sie Personendaten weiter

Wenn Sie Auskunft über die gesamten Kunden, Lieferanten oder Interessenten geben wollen, bieten moderne ERPs die Möglichkeit zur Anonymisierung. Dabei werden alle Felder, die als datenschutzrelevant definiert sind, einfach und schnell gelöscht.

Fazit: Moderne ERP-Systeme erleichtern die Umsetzung der DSGVO

ERP-Systeme haben einen großen Vorteil: Daten werden sehr strukturiert gespeichert. Mit dem Einsatz einer modernen Software, die besondere Einstellungen für den Datenschutz anbietet, kann die DSGVO sicher umgesetzt werden. Die Software erleichtert die Speicherung zusätzlicher datenschutzrelevanten Informationen, das Auskunftsrecht, das Widerspruchsrecht und die Anonymisierung von kompletten Datensätzen.

In unserem kostenfreien ERP-Check beraten wir Sie gern rund um das Thema DSGVO-konformes Arbeit mit den richtigen ERP-Systemen.