Ein Customer Relationship Management (CRM) System kann große Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen haben, u. a. wenn es um die personalisierte Kundenansprache geht. Eine Frage, die sich vor der Implementierung jedoch stellt: Gibt es eine Möglichkeit, das CRM modular in das bestehende ERP-System zu integrieren? Denn zwar arbeiten beide Systeme mit teilweise ähnlichen Daten, unterscheiden sich aber trotzdem in ihren Aufgabengebieten und Anwendern.
Ein Enterprise Resource Planning (ERP) System ist, wie der Name schon sagt, für die Einplanung und Steuerung der Ressourcen eines Unternehmens zuständig. Das CRM-System dagegen befasst sich vereinfacht ausgedrückt mit der Gestaltung von Kundenbeziehungen. Auf den ersten Blick mag die Integration beider Bereiche abstrakt erscheinen – dennoch lohnt es sich, beide Systeme auf technischer Ebene miteinander zu „verheiraten“. Im besten Fall wissen die Verantwortlichen im Unternehmen bereits während der ERP-Auswahl ob und wie das CRM-System genutzt werden soll.
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Systembrüche in ERP und CRM werden vermieden
Schwierigkeiten bereitet ein nicht-integrierter Parallelbetrieb von CRM und ERP vor allem deshalb, weil sich dadurch Systembrüche im Arbeitsalltag ergeben: So sind etwa Mitarbeiter aus dem Vertrieb meist nur mit dem CRM-System vertraut und tun sich merklich schwer damit, sich – wenn notwendig – im ERP-System sattelfest zu bewegen.
Wird das CRM direkt in das ERP-System eines Unternehmens integriert, erfolgt ein Datenaustausch zwischen beiden Systemen automatisiert – was dazu führt, dass auch über die Oberfläche des CRM die relevanten Daten aus dem ERP eingesehen und genutzt werden können – und umgekehrt.
Zusätzliche Möglichkeiten durch Integration von CRM im ERP
Um die Daten des einen Systems auch im jeweils anderen nutzen zu können, empfiehlt sich daher eine ERP-Software mit einem integrierten CRM-System. Eine technisch und kostenseitig meist aufwendige (bidirektionale) Schnittstelle entfällt somit komplett.
Dadurch lässt sich nicht nur die doppelte Pflege identischer Daten in zwei Systemen umgehen – Anwender profitieren darüber hinaus vom einfachen Zugriff auf die Daten beider Systeme über die für sie gewohnte Oberfläche.
Stellen Sie sich dazu folgendes Beispiel vor: Legt etwa ein Sachbearbeiter einen neuen Auftrag im ERP-System an, müsste er sich eigentlich alle notwendigen Kunden- oder Auftragskopfdaten manuell aus dem CRM-System besorgen. Sind beide Systeme jedoch verknüpft bzw. ineinander integriert, können die Daten automatisch oder auf Knopfdruck vom CRM in das ERP überführt werden – was die Bearbeitungszeit maßgeblich verkürzt.
Auch in die andere Richtung profitieren Mitarbeiter von der technischen Verknüpfung: So können etwa Vertriebsmitarbeiter über die CRM-Oberfläche ganz einfach einsehen, was der aktuelle Status eines laufenden Auftrags ist oder ob es aktuelle Informationen zur Lieferzeit gibt. Vertriebsprozesse verlaufen dadurch stringent und sind für alle Mitarbeiter jederzeit transparent.
Fazit
Prinzipiell lohnt sich die Integration und Verzahnung der beiden Systeme bei vielen Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Der vereinfachte Austausch von Auftrags- und Angebotsdaten spart im Alltagsgeschäft viel Zeit und Aufwand – und dadurch am Ende auch Kosten.
