CRM-System: Cloud oder doch lieber On Premise?

Die Integration des CRM- ins ERP-System ist ein sinnvoller Schritt, der Ihrem Unternehmen viel Zeit und Arbeit sparen kann. Hier stellt sich allerdings die Frage, wie die Systeme am besten bereitgestellt werden – aus der Cloud oder doch besser klassisch On Premise? Wir ziehen für Sie einen Vergleich.

Für die meisten Unternehmen ist es zweifelsohne ein sinnvoller Schritt, das CRM-System direkt ins ERP-System zu integrieren – über die Vorteile haben wir bereits berichtet. Nach dem „Ob“ stellt sich mit dem „Wie“ bereits die nächste wichtige Frage: Macht es Sinn, das CRM aus der Cloud zu beziehen, oder sollte die Bereitstellung eher On Premise, also auf unternehmenseigenen Servern, erfolgen?

Cloud- oder Inhouse-CRM? Keine leichte Entscheidung

Für welche Lösung Sie sich am Ende auch entscheiden: Am Anfang steht ein Auswahlprozess, bei dem viele verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Schließlich muss das System etwa zur Compliance-Strategie des Unternehmens passen, über notwendige Schnittstellen verfügen sowie weitere Anforderungen erfüllen.

Stellen Sie sich daher vor der Auswahl folgende Fragen: Welche Faktoren sollte man bei der Abwägung berücksichtigen? Und was sind die Vor- und Nachteile der Lösungen? Damit Sie nicht den Überblick verlieren, fassen wir die wichtigsten Faktoren im Beitrag zusammen.

1. Kosten: Ist das Cloud-CRM wirklich so günstig?

Entgegen dem weit verbreiteten Glauben, dass die Cloud immer die günstigste Lösung darstellt, muss das nicht unbedingt stimmen. Zwar sind die Investitionskosten bei der Implementierung einer Cloud-Lösung gering, doch oft können schon nach wenigen Jahren die laufenden Betriebskosten bereits die einer Inhouse-Lösung übersteigen.

Entsprechend hoch sind bei der Inhouse-Lösung zwar die Investitionskosten – jedoch amortisieren sich diese, nach unserer Erfahrung, bereits nach zwei bis drei Jahren, beispielsweise aufgrund der wesentlich geringeren laufenden Kosten. Daher sollten beispielsweise die Wachstumsstrategie Ihres Unternehmens, die Flexibilität oder die gewünschte Kapitalbindung eine Rolle bei der Entscheidung spielen.

2. IT-Ressourcen: Wer kann das CRM professionell betreuen?

Natürlich hängt die Wahl der passenden Lösung nicht allein vom Kostenfaktor ab. Wichtig ist etwa auch, wie es um die im Unternehmen vorhandenen IT-Ressourcen bestellt ist. Wer über eine ohnehin schon sehr gut aufgestellte IT-Infrastruktur und gut geschultes Personal verfügt, der wird mit einer Inhouse-Lösung keine größeren Probleme haben und in der Lage sein, diese selbstständig bzw. zusammen mit seinem IT-Partner zu warten und zu pflegen. Zusätzlicher Vorteil: Es besteht keine Abhängigkeit von einem Cloud-Anbieter.

Wenn Ihr Unternehmen dagegen kaum IT-Ressourcen zur Verfügung hat und diese auch nicht aufstocken kann oder möchte, ist eine CRM-Lösung aus der Cloud die bessere Variante. Zwar besteht hier eine oftmals höhere Abhängigkeit vom Anbieter des Systems, dafür wird nichts weiter außer einer stabilen Internetanbindung vom Unternehmen verlangt – technische Aktualität und Service übernimmt der Provider in der Regel vollständig.

3. Mobile Nutzung: Klappt das nur über ein Cloud-CRM?

Wer glaubt, mobiles Arbeiten mit dem CRM funktioniert nur über die Cloud, der irrt. Durch Clients und Apps kann auch bei Inhouse-Lösungen die gleiche Flexibilität erzielt werden. Sollten Sie sich für eine Inhouse abgebildete Client-Struktur entscheiden, profitieren Sie zwar von höherer Datensicherheit, sollten sich jedoch vorab genau über die Möglichkeiten des Anbieters bei der Umsetzung informieren.

4. Datenschutz: Worauf gilt es bei der CRM-Lösung zu achten?

Besonders in Sachen Datenschutz herrscht noch viel Skepsis gegenüber der Cloud. Das beliebte Vorurteil: Sobald Compliance-Vorgaben gelten, muss ein CRM mit sensiblen Kundendaten Inhouse abgebildet werden. Das mag vielleicht einmal richtig gewesen sein, heute kann jedoch auch die Cloud hohen Datenschutz bieten. Setzen Sie sich daher zunächst intensiv damit auseinander, welche Vorgaben Ihr Unternehmen bei der Datenhaltung erfüllen muss.

Soll die Wahl auf einen Cloud-Anbieter fallen, müssen Sie Verantwortlichkeiten im Vorfeld genau klären und sich auf die Aussagen des Anbieters verlassen können. Gerade deutsche Provider müssen strenge gesetzliche Datenschutzrichtlinien einhalten, daher schließen hohe Datenschutzanforderungen ein Cloud-CRM nicht grundsätzlich aus – sorgfältige Prüfung ist jedoch unerlässlich. Zudem sollten Sie sich vorab dringend erkundigen, wer etwa bei Cyberangriffen oder Datenverlust haftet.

Geben die Compliance-Richtlinien allerdings klar vor, dass die sensiblen Kundendaten das Unternehmen nicht verlassen dürfen und umfassende Kontrolle sowie Vor-Ort-Governance gegeben sein müssen, fällt die Wahl oftmals auf ein Inhouse-CRM. In diesem Fall muss dann berücksichtigt werden, dass Ihr Unternehmen sich nicht nur um den Datenschutz, sondern auch um die physische Sicherheit kümmern muss: Ist ein zuverlässiges Backup-Management vorhanden? Was passiert bei Unfällen oder Stromausfällen? Können Updates oder rechtliche Bestimmungen schnell und kompetent umgesetzt werden?

Unser Fazit

Sie sehen, die Entscheidung für Cloud- oder Inhouse-CRM trifft man nicht mal eben in der Mittagspause. Neben den genannten Faktoren gibt es viele weitere wie etwa Wartungsfrequenz, Prozessanforderungen oder die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens, welche einen großen Einfluss darauf haben, welche Lösung besser zu Ihrem Unternehmen passt.

Um eine zur Unternehmensstrategie passende Entscheidung treffen zu können, stehen wir Ihnen mit unserer langjährigen Kompetenz gerne zur Verfügung. Weiterhin empfiehlt es sich, zusammen mit der Führungsebene, IT-Entscheidern und Fachabteilungsleitern, alle Bedürfnisse und Probleme beispielsweise in einer Mindmap zu sammeln – so vergessen Sie garantiert keinen wichtigen Punkt bei der Abwägung.