Gerade in der Gründungsphase sehen viele Unternehmen in Excel eine kostengünstige Lösung zum Erfassen und Verwalten von Daten. Ein entscheidender Vorteil von Excel ist die weite Verbreitung des Programms. Allerdings ist Excel nur bedingt in der Lage, sich an die betrieblichen Prozesse anzupassen. Eine weitere Schwäche ist, dass alle Daten manuell in Excel eingefügt werden müssen. Und zwar in jede Tabelle, in der die Daten relevant sind. Das führt schnell zu doppelten und redundanten Datensätzen.
Mit steigendem Unternehmenserfolg entpuppt sich die Datenverwaltung mit Excel eher als Zeit- und Kostenfresser. Ein modulares ERP-System hingegen ist darauf ausgelegt, sich den Anforderungen eines Unternehmens optimal anzupassen. Mit solch einer implementierten Softwarelösung wird der manuelle Datenimport abgelöst und es stehen alle aktuellen Daten auf Knopfdruck zur Verfügung.
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Warum ist das ERP-System dem Tabellenkalkulationsprogramm einen Schritt voraus?
Ein Szenario aus der Praxis:
Herr Schmidt ist seit 6 Jahren Unternehmer und betreibt eine Seifenmanufaktur. Er ist stolz auf die große Palette an Duft- und Formvariationen, die er mit seinen 12 Mitarbeitern entwickelt hat. Zur Datenspeicherung nutzt die Firma seit der Gründung Excel-Tabellen.
Durch das dezentrale und unstrukturierte Ablegen der Daten in verschiedenen Dokumentenordnern und Abteilungen sind sog. Insellösungen entstanden und seit geraumer Zeit schleichen sich vermehrt Dopplungen ein. Noch schlimmer: Da es nicht möglich ist, eine Historisierung über Änderungsverläufe zusammenzufassen, kann auch niemand im Unternehmen die entstandenen Fehler im Nachhinein nachvollziehen.
Die Grenzen von Excel
Im Laufe des heutigen Tages gibt die Hotelbesitzerin Frau Seifert eine größere Bestellung von 1.000 Aloe Vera Seifen in Schildkrötenform auf. Da in den nächsten Wochen die Saison beginnt und sie hunderte Gäste erwartet, braucht sie die Seifen am besten schon morgen. Somit steht Herr Schmidt mit dieser Bestellung unter einem ziemlichen Zeitdruck und möchte seiner langjährigen Stammkundin so schnell wie möglich die Ware liefern.
Er öffnet die mit Excel erstellte Rechnungsvorlage und die Tabelle in der alle Kundendaten hinterlegt sind. Er trägt alle benötigten Informationen manuell in das Dokument ein. Da er sich nicht mehr sicher ist, welche Rechnungsnummer zuletzt verwendet wurde, öffnet er zur Prüfung die passende Exceldatei.
Während er die neuste Rechnungsnummer vergibt, fängt er an zu grübeln und fragt sich, ob der Bestand für die aufgegebene Bestellung überhaupt ausreicht. Da es bei der Dokumentation der Lagerbestände in letzter Zeit häufiger zu Fehlern kam, beschließt er direkt im Lager zu kontrollieren, ob genügend Seifenstücke vorhanden sind.
So verursacht Excel Zeitverluste und führt zu mehr Kosten und Stress
Die derzeitige Unternehmenslage bereitet Herrn Schmidt zusätzliches Kopfzerbrechen. Er freut sich zwar, dass die Aufträge und damit auch Umsatzzahlen rasant steigen, doch leidet die zügige Bearbeitung der Bestellungen zunehmend darunter. Was in der Gründungsphase noch wunderbar geklappt hat, legt dem Unternehmer nun Steine in den Weg.
Ihm ist schon seit längerem aufgefallen, dass die Datenverarbeitung mit Excel viel zeitaufwendiger und vor allem fehleranfälliger geworden ist. Durch Verzettelungen aufgrund der vielen unübersichtlichen Dateien, ist dem Unternehmen mittlerweile schon drei Mal ein lukrativer Auftrag durch die Lappen gegangen.
Er und seine Mitarbeiter sind durch den zusätzlichen Stress immer unzufriedener bei der Arbeit. Lange wird sich das Unternehmen so nicht mehr am Markt halten können, befürchtet Herr Schmid. Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, sucht er nach einer Lösung.
Gesteigerte Effizienz durch ein maßgeschneidertes ERP-System
Herr Schmidt hat sich beraten lassen und ist zu dem Entschluss gekommen, dass die Einführung eines ERP-Systems der richtige Weg ist, um sein Unternehmen weiter voranzubringen und die Prozesse zu optimieren. Mit Hilfe einer kompetenten Beratung hat die Seifenmanufaktur eine ERP-Software implementiert, die sich ideal an die Anforderungen der täglichen Arbeit anpassen lässt. Alle benötigten Einsatzmöglichkeiten wie Warenwirtschaft, CRM, Projektmanagement und die Lagerverwaltung sind in einem System verknüpft und alle Daten werden zentral gespeichert.
Alle berechtigten Mitarbeiter können gleichzeitig auf alle Informationen zugreifen und mit wenigen Klicks neue Kundenaufträge erstellen, Stücklisten anlegen, die Lager verwalten und Rechnungen erstellen sowie Belege schreiben. Herr Schmidt hat sogar das Versenden von Mahnungen für ausstehende Zahlungen automatisiert.
Er und seine Mitarbeiter sind jeden Tag aufs Neue erstaunt, wie viel kostbare Zeit sie durch die Verwendung eines ERP-Systems einsparen können. Nach nicht einmal zwei Monaten hat sich schon gezeigt, dass durch diese Arbeitserleichterung die Effizienz in den Arbeitsabläufen seines Unternehmens deutlich gestiegen ist.
Freuen Sie sich auf optimierte Prozesse dank ERP-Systemen und verabschieden Sie sich von Excel und Co.
Natürlich ist eine Umstellung von Excel auf ein ERP-System im Unternehmen nicht von heute auf morgen möglich und auch gar nicht empfehlenswert. Doch diese kurze Geschichte zeigt an einem einfachen Beispiel, vor welchen Problemen kleine Unternehmen oft stehen.
Bevor Sie erste Erfolge mit Ihrem ERP-System ernten, müssen Sie herausfinden, was das System an Anforderungen erfüllen muss und dies in einem ERP-Lastenheft festhalten. Es muss zudem bestimmt werden, wie viel Budget zur Verfügung steht, denn neben den Implementierungskosten gilt es in das Know-how der Mitarbeiter zu investieren. Das wird natürlich viel Zeit benötigen, erspart Ihnen langfristig jedoch die enormen Zeitverluste beim täglichen Durchforsten Ihrer Insellösungen.
Trotz der anfänglichen Hürden, die es zu überwinden gilt, lohnt sich dieser Schritt bereits für kleine Unternehmen, um sich wieder stärker auf Ziele der Umsatzsteigerung, wie z. B. die Neukundengewinnung und Marketing-Maßnahmen, zu konzentrieren.
Dank perfekt anpassbarer Lösungen sind ERP-Systeme heutzutage nicht mehr nur für große Unternehmen und Konzerne interessant, sondern gerade für kleine Unternehmen. Mit unserem kostenfreien ERP-Check beraten wir Sie gern bei Ihrer maßgeschneiderten Software-Einführung.
Johanna Aigner
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